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La protection de vos données

La protection de vos données est au coeur de la mission de Post Vitam et la préoccupation première de toute notre équipe.

#confiance

Pour vous garantir le meilleur niveau de qualité possible, nous avons choisi des partenaires de confiance.

Infomaniak

Infomaniak est le leader suisse de services d'hébergement informatique. C'est leurs serveurs ultra-sécurisés répondant aux dernières normes (ISO 27001 14001 50001 etc.) en matière de protection des données qui hébergent vos informations.

confidentiel

Non Disclosed

Non Disclosed est le cabinet d'avocats référence en matière de protection des données, tant en Suisse qu'à l'international. Grâce à leur accompagnement juridique de qualité inégalée, nous assurons le respect des règles internationales en tout temps.

#soulagement

Rassurez-vous et rassurez votre entourage: votre héritage numérique sécurisé en ligne est vraiment privé et non référencé par Google. De votre vivant ou après votre mort, l’hommage Post Vitam se fera toujours et uniquement dans la dignité et l’intimité.

Les modes de communication utilisés entre Post Vitam et ses assurés sont les suivants : Réunions physiques, courriers, envois de courriels, téléphone, interface sécurisée du site internet Post Vitam.

Les seules données personnelles susceptibles d’être collectées sur le site internet Post Vitam sont recueillies à la suite de la communication volontaire des internautes souhaitant pérenniser leur héritage numérique.

Enfin, nous vous assurons que seules les données permettant effectivement votre identification à des fins de clôtures de vos différents comptes en lignes ne seront transmises aux sociétés de services pour lesquels vous avez sollicité notre assistance.

Consultez nos conditions générales concernant la Loi sur la Protection des Données (LPD) ainsi que sur le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) pour de plus amples informations.

1. Généralités

La protection de vos données personnelles et de votre vie privée est primordiale pour Post Vitam. La présente Notice vise à décrire les processus de collecte et de traitement de Données Personnelles (ce terme est défini au point 2.1 ci-dessous) auxquels procède Post Vitam en qualité de "maître du fichier" / "responsable de traitement" dans le cadre de ses activités. La présente Notice complète, mais ne remplace pas, les termes des accords contractuels qui lient l'Assuré à Post Vitam (y compris les articles des Conditions générales relatifs à l'externalisation, à la protection des données).

Certaines applications et certains services, par exemple de type DOCU SIGN, sont régis par des conditions d’utilisation spécifiques qui contiennent des informations relatives à la protection des données que l'Assuré doit consulter et accepter avant de les utiliser. S'agissant de l'utilisation, par Post Vitam, de cookies ou de technologies similaires, Post Vitam renvoie à sa Politique relative aux cookies, disponible sur le site web Post Vitam sous « Cookie policy ».

2. Traitement de données

2.1. Quelles Données Personnelles sont traitées par Post Vitam ?

Dans le cadre de ses activités, Post Vitam est amenée à collecter et à traiter des Données Personnelles concernant l'Assuré, ainsi que des Données Personnelles concernant des Personnes Liées. Dans le cadre de la présente notice, la référence au terme d’"Assuré" inclut également les prospects dont Post Vitam traite des Données Personnelles.

Le terme de "Personne Liée" désigne toute personne physique au sujet de laquelle l'Assuré, ou une tierce partie, a transmis à Post Vitam des Données Personnelles dans le cadre des relations d'affaires avec Post Vitam. Il peut s’agir, par exemple des Personnes de Confiances ou des proches qui auront accès à l’héritage numérique sécurisé après obtention de l’acte de décès authentifié. Il appartient à l'Assuré de transmettre à toute Personne Liée les informations figurant dans la présente Notice. l'Assuré et chaque Personne Liée à l'Assuré sont désignés ci-après par le terme de "Personne Concernée".

Le terme de "Données Personnelles" désigne toutes les informations permettant d'identifier directement (e.g., prénom, nom) ou indirectement (e.g., un numéro de passeport) une Personne Concernée. Post Vitam traite notamment les catégories de Données Personnelles suivantes s'agissant des Personnes Concernées :

  • Catégorie de Données Personnelles
    Exemples
  • Données d'identification
    Nom, adresse, numéro de téléphone, adresse email, photographies, enregistrements vidéo et audio
  • Caractéristiques personnelles
    Date de naissance, pays de naissance
  • Identifiants délivrés par des organismes publics
    Passeport, carte d'identité, Avis de Décès, numéro d'identification fiscale, numéro de sécurité sociale
  • Informations relatives aux frais Post Vitam
    Détails d'un virement ou d’un relevé d’identité bancaire (RIB)
2.2. Quelles sont les sources des Données Personnelles traitées par Post Vitam ?

Post Vitam collecte les Données Personnelles :

  • directement auprès de chaque Personne Concernée, par exemple lorsque l'Assuré contacte Post Vitam, lorsqu'il remplit un formulaire de Post Vitam, lorsqu’il upload des fichiers dans son espace HNS (Héritage Numérique Sécurisé); et/ou
  • indirectement à travers des sources externes, y compris des sources accessibles au public (par exemple les avis de décès publiés).
2.3. Quels sont les traitements de Données Personnelles auxquels procède Post Vitam ?

Post Vitam traite notamment les Données Personnelles dans le cadre des finalités (objectifs) suivantes :

2.3.1. Les processus de traitement de Données Personnelles listés ci-après sont fondés sur l'exécution d'une obligation contractuelle à l'égard d'une Personne Concernée étant précisé que certains de ces traitements peuvent également être fondés sur d'autres motifs justificatifs, notamment :
  • l'ouverture d'un compte numérique et/ou l'initiation de la relation d'affaires avec Post Vitam, y compris toutes les opérations liées à l'identification d'une Personne Concernée;

2.3.2. Les processus de traitement de Données Personnelles listés ci-après sont basés sur une obligation légale ou règlementaire, étant précisé que certains de ces traitements peuvent également être fondés sur d'autres motifs justificatifs, notamment :

  • la fourniture aux Personnes Concernées d'informations sur les produits et services de Post Vitam;
  • le contrôle de la conformité aux obligations légales;
  • toute forme de coopération avec les autorités compétentes, notamment les autorités en charge de la lutte contre le terrorisme;
  • toute mesure prise en matière de gestion des risques, notamment les risques juridiques et les risques réputationnels;
  • l'évaluation des risques auxquels Post Vitam est soumis et la prise de décision en matière de gestion des risques;

2.3.3. Les processus de traitement de Données Personnelles listés ci-après sont basés sur l'intérêt légitime de Post Vitam, étant précisé que certains de ces traitements peuvent également être fondés sur d'autres motifs justificatifs, notamment dans les contextes suivants :

  • tout traitement en vue du développement de la relation d'affaires;
  • tout traitement en vue de l'amélioration de l'organisation et des processus internes de Post Vitam, y compris en matière de gestion des risques;
  • l'utilisation des Données Personnelles à des fins de prospection commerciale (marketing), à moins que la Personne Concernée ne se soit opposée à l'utilisation de ses Données Personnelles à cette fin;
  • tout traitement nécessaire pour permettre à Post Vitam d'établir, d'exercer ou de se défendre contre une prétention actuelle ou future, ou pour permettre à Post Vitam de faire face à une investigation d'une autorité publique, en Suisse ou à l'étranger; et l'enregistrement de conversations téléphoniques et de communications électroniques avec des Personnes Concernées aux fins de protéger les intérêts de Post Vitam, d'analyser et d'améliorer la qualité des services et produits fournis, de former les collaborateurs de Post Vitam et de gérer les risques de Post Vitam.
2.4. Confidentialité

Dans ce contexte, Post Vitam souhaite attirer l'attention de chaque Personne Concernée sur les points suivants : Post Vitam est soumise à des obligations de confidentialité. Les Données Personnelles que Post Vitam traite sont également soumises à ces obligations. Post Vitam attire l'attention de l’Assuré sur l'article y relatif des Conditions générales qui présente les situations dans lesquelles l'Assuré délie Post Vitam des obligations légales de confidentialité.

Si les Données Personnelles sont traitées pour d'autres finalités que celles listées ci-dessus, Post Vitam informera au préalable la Personne Concernée.
A défaut de disposer de certaines Données Personnelles concernant l'Assuré (ou si l'Assuré exerce son droit de s'opposer à un traitement de Données Personnelles / cf. ci-dessous), Post Vitam peut ne pas être en mesure de faire bénéficier l'Assuré du service ou du produit pour lequel le traitement de ces Données Personnelles est requis.

2.5. Est-ce que Post Vitam procède à du "profilage" ou à des "décisions individuelles automatisées"?

Post Vitam évalue certaines caractéristiques d'une Personne Concernée par le biais de processus automatisés de traitement de Données Personnelles ("profilage"), en particulier pour fournir des offres et des conseils personnalisés ou des informations sur les produits et services de Post Vitam. Post Vitam peut également recourir à un profilage pour identifier le niveau de risque associé à une Personne Concernée (par exemple dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme).

Si Post Vitam devait, à l'avenir, recourir à des "décisions individuelles automatisées" dans le cadre de ses relations commerciales avec sa clientèle, elle le fera en conformité avec les exigences légales et réglementaires applicables.

2.6. Est-ce que Post Vitam communique des Données Personnelles à des tiers ?

Post Vitam se réserve le droit de communiquer des Données Personnelles :

  • à des autorités administratives ou judiciaires ;
  • à des sous-traitants informatiques dans le cadre d'externalisations, conformément à ses Conditions générales;
  • à l'organe de révision de Post Vitam et à certains prestataires de services de Post Vitam ;
2.7. Est-ce que des Données Personnelles sont transférées en dehors de Suisse?

Post Vitam peut divulguer, transférer et/ou stocker des Données Personnelles en dehors de Suisse : uniquement dans le cas d’une investigation d'une autorité publique, en Suisse ou à l'étranger. Si un tel transfert de Données Personnelles est effectué vers un Etat qui n'offre pas un niveau adéquat (dans une perspective suisse) en matière de protection des Données Personnelles, Post Vitam veillera, si requis par la réglementation applicable, à obtenir le consentement du client ou à mettre en place des garanties appropriées, notamment des engagements contractuels, lesquels peuvent en particulier prendre la forme des clauses contractuelles types établies par la Commission européenne. Chaque Personne Concernée peut contacter le Responsable Protection des Données si elle souhaite obtenir des informations additionnelles à ce sujet.

2.8. Quelle est la durée de conservation des Données Personnelles?

Post Vitam conserve les Données Personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre la finalité visée. Post Vitam efface ou anonymise les Données Personnelles lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires pour atteindre une finalité relative à l’accomplissement de sa mission sous réserve des obligations légales et réglementaires applicables à Post Vitam en matière de conservation de documents et d'informations; et sous réserve des cas dans lesquels une durée de conservation plus longue est nécessaire pour permettre à Post Vitam d'établir, d'exercer ou de se défendre contre une prétention actuelle ou future, ou pour permettre à Post Vitam de faire face à une investigation d'une autorité publique, en Suisse ou à l'étranger (par exemple mise en place d'un legal hold)

2.9. Quels sont les droits de chaque Personne Concernée en lien avec ses Données Personnelles ?

Dans le cadre et dans les limites de la réglementation applicable, chaque Personne Concernée dispose des droits suivants en lien avec ses Données Personnelles :

  • le droit d’accéder à ses Données Personnelles;
  • le droit de faire rectifier ses Données Personnelles lorsque celles-ci sont inexactes ou incomplètes,
  • le droit de s'opposer au traitement de ses Données Personnelles;
  • le droit de demander la limitation du traitement de ses Données Personnelles; et
  • le droit de demander l’effacement de ses Données Personnelles quand celles-ci ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ou lorsque la Personne Concernée a retiré son consentement (pour les cas dans lesquels le traitement des Données Personnelles considérées est fondé sur le consentement de la Personne Concernée).

Post Vitam attire spécifiquement l'attention de chaque Personne Concernée sur le fait que cette dernière peut, à tout moment et sans justification, s'opposer à l’utilisation de ses Données Personnelles à des fins de prospection commerciale (marketing) par Post Vitam. ou, lorsque le traitement a pour base légale le consentement, retirer son consentement, en écrivant au Responsable protection des Données.

Comme indiqué ci-dessus, l'exercice de certains des droits visés ci-dessus peut avoir pour résultat que Post Vitam n'est plus en mesure de fournir certains produits ou services.

2.10. Informations additionnelles

Post Vitam, en sa qualité de "maître du fichier" / "responsable de traitement", peut être contactée à l'adresse suivante :

Post Vitam
Chemin Massenet, 8
1228 Plan-les-Ouates (GE)
Suisse

Si vous n’êtes pas satisfaits de la réponse fournie par Post Vitam, vous avez le droit de contacter le Préposé fédéral à la Protection des données et la Transparence.
Si une Personne Concernée souhaite obtenir des informations additionnelles relatives aux points abordés dans la présente Notice, le Responsable Protection des Données désigné par Post Vitam peut être contacté à l'adresse suivante: juridique@postvitam.ch.

Post Vitam se réserve le droit de modifier la présente Notice en tout temps.

En application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et du Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à « La protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données » (RGPD), Post Vitam Sàrl s’engage à ne collecter et traiter les données recueillies qu’au regard des finalités de traitement convenues entre Post Vitam Sàrl et son Assuré, à préserver leur sécurité et intégrité, à ne communiquer ces informations qu’à des tiers auxquels il serait nécessaire de les transmettre en exécution des prestations convenues, et plus généralement à agir dans le cadre des exigences réglementaires auxquels il est soumis.

L’assuré Post Vitam est informé qu’il a le droit de demander au responsable de traitement l’accès aux données à caractère personnel, leurs catégories et leurs destinataires, la durée de leur conservation ou, à défaut, les critères utilisés pour déterminer cette durée, leur rectification, leur effacement et leur portabilité, ainsi que le droit de demander une limitation du traitement de ses données à caractère personnel, sur simple demande sur support durable (courrier, email, etc…).

L’assuré Post Vitam peut obtenir, à tout moment, une mise à jour de ses informations auprès de Post Vitam .

Contact

Service Juridique Post Vitam
Chemin Massenet 8,
1228 Plan-les-Ouates
juridique@postvitam.ch

Réclamation

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
3 Place de Fontenoy
TSA 80715
75334 Paris Cedex 07.